Piše: Tara Musulin, PR account Manager, ne ChatGPT
,,Sjećaš li se da smo imali poslovni event povodom obljetnice od prije nekoliko godina?”
,,Je li to bio onaj s odličnim cateringom?”
Svi smo kad-tad imali ovakve razgovore. A kad kao organizatori evenata čujemo ovakav odgovor, možemo imati podvojene osjećaje. Fina hrana, cool prostor i goodie bag pun reprezentativnih poklončića itekako doprinose ukupnom (pozitivnom) doživljaju. To nisu dodaci – već bitni elementi uspješnog događaja.
S druge strane, ako su to jedine stvari kojih se ljudi sjećaju, event je možda promašio bit i priliku da ostavi dublji utjecaj. Poslovni event koji se pamti više je od atraktivne lokacije i dobrog cateringa. On nudi priliku za korisne razgovore, prenosi jasnu poruku i svim sudionicima daje osjećaj dobro potrošenog vremena.
Prema izvješću Global Consumer Trends 2025, potrošači sve više teže intimnom iskustvu eventa. Žele iskustvo koje je osmišljeno baš za njih i da s nečim ,,vrijednim” otiđu kući.
Kako onda napraviti poslovni event koji će ljudi pamtiti zbog svrhe i iskustva?
Ovo su 10 ključnih koraka za nezaboravan poslovni event:
-
Lokacija koja podupire ciljeve eventa
Ovisno o tome radite li proslavu obljetnice, promociju novog proizvoda ili dodjelu nagrada, važno je odabrati lokaciju koja podupire cilj događanja. Svaki tip eventa zahtijeva autentičnu atmosferu i dekor prilagođen njegovoj svrsi, a ono što im je svima zajedničko je da se gost mora osjećati ugodno i angažirano. Prilikom odabira lokacije treba voditi računa da je lako dostupna, primjerena broju gostiju, a možda i najvažnije od svega – da ima osiguran parking!
-
Catering prilagođen svima
Kao što sam prethodno spomenula, poslovni event se pamti i po odličnom cateringu. Ljudi se možda neće sjećati baš svakog slajda iz prezentacije, ali će se sjećati ako su se dobro najeli! Isto tako će se sjećati i ako nisu – ili su predugo čekali u redu ili imali ograničenu mogućnost izbora. Preporuka je da se u obzir uzmu različite prehrambene navike kako bi svatko pronašao nešto za sebe.
-
Pokloni koji imaju smisao
Dobar ceker s poklonima uvijek prolazi, ali ipak je važno obratiti pažnju da se unutra nađu proizvodi od kojih će ljudi imati koristi. Organizirate event uoči ljeta? Razmislite o termo boci, ručniku za plažu ili kremi sa zaštitnim faktorom. Nemojte se fokusirati samo na korporativni brending, budite maštoviti.
-
Poslovni event s moderatorom
Sigurno ste se nekad našli na nekom panelu o temi koja se možda činila nezanimljivom, a otišli ste puni dojmova i u konačnici nešto novo naučili. Iako često ne razmišljamo o tome, upravo je moderator taj koji čini razliku između glatkog, ugodnog, interesantnog događaja i onog koji se čini monotonim i neorganiziranim. Ono što je jednako važno, moderatori su ti koji moraju znati reagirati ako nešto ne ide po planu.
-
Iskustvo započinje s pozivnicom
Samo iskustvo nekog eventa započinje puno prije samog događaja. Sjećate li se rođendanskih pozivnica koje smo dobivali i dijelili kao djeca? One su izazivale uzbuđenje i jedva čekanje tog datuma. To je ono što želimo postići s pozivnicom koja treba biti kreativna, inovativna i intrigantna, istovremeno dajući sve potrebne informacije o vremenu i lokaciji održavanja.
-
Detaljan scenarij
Koliko god poslovni event bio dinamičan i kreativan, bez dobre organizacije jako će teško proći besprijekorno. Zato je detaljan scenarij jedan od najvažnijih alata pripreme. On definira tijek događaja korak po korak – od dolaska gostiju, uvodnog govora i početka programa, do pauze za ručak i završne podjele poklona.
Ako vam je potrebna podrška u planiranju i koordinaciji događaja ili želite saznati koje su sve prednosti suradnje s kreativnom agencijom, pročitajte na našem blogu.
-
Očekujte neočekivano
U organizaciji događaja postoji jedno zlatno pravilo: ako nešto može krenuti mimo plana, velika je vjerojatnost da hoće. Press wall će se zgužvati u transportu, govornik će zapeti u prometu, a vremenska prognoza će se predomisliti tik do početka. Uspješni organizatori zato ne računaju samo na plan A, već imaju spreman plan B, a ponekad i plan C. Spremnost na brze reakcije i jasna raspodjela zadataka pomažu da se potencijalni problemi riješe gotovo neprimjetno. Jer najbolji eventi nisu oni bez izazova, već oni na kojima publika ni ne sluti da ih je bilo.
-
Svaki gost je jednako važan
Jeste li ikad dobili poziv od govornika sat vremena prije eventa jer nije znao gdje parkirati? Ili je možda tehničar zadnji saznao za promjenu programa? Govornici, partneri, VIP klijenti, tehničari, hostese i konobari – svi su jednako važni. Kad se svatko od njih osjeća informirano i zbrinuto, stvari lakše funkcioniraju i manje su šanse da će se dogoditi neka ,,kriza”.
-
Kontinuirano komunicirajte
Svaki event manager zna da poslovni event ne počinje kad se otvore vrata dvorane, niti završava kad posljednji gost ode kući. Iskustvo sudionika započinje puno ranije – od trenutka kad im pozivnica stigne na mail oni žele znati da su uključeni. Podsjetnik tjedan dana ranije, upute za dolazak par sati uoči eventa i fotografija ili zahvale dan nakon događanja samo su neki od sitnica kojima im se može pokazati da vam je njihovo sudjelovanje bitno.
-
Poslovni event – analiza nakon
Kad event završi, zasigurno je najljepši trenutak onaj kada tim napokon može sjesti, nazdraviti dobro odrađenom poslu i reći: „To je to, uspjeli smo.“ Ali nakon tog kratkog predaha obično slijedi i razgovor o tome što smo naučili. Što bismo svakako ponovili? Što bismo sljedeći put napravili drugačije? Ne radi se o traženju grešaka, već da iz svakog projekta ponesemo nešto korisno za onaj sljedeći.
To je to. Zapravo nije, ima tu još puno toga, ali je odličan početak uspješnog poslovnog eventa. Ako vam za bilo koji od ovih koraka zatreba pomoć, znanje i iskustvo tima koji ima puno utakmica u nogama, obratite se našem timu. Zajedno ćemo pripremiti poslovni event koji će se pamtiti.
